Sygnaliści – przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych
Sygnaliści – przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych
W dniu 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej także ustawą o ochronie sygnalistów). Służy ona wdrożeniu do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, Przedsiębiorstwo Komunalne „PEKOM” S.A. w Żarach realizuje swoje zadania w zakresie przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
Sygnalista
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin,
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny
Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
Przedsiębiorstwo Komunalne „PEKOM” S.A. w Żarach przyjmuje zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa w podmiotach, co do których jest właściwe do podejmowania działań następczych.
Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać:
1) ustnie w siedzibie Spółki – gdy sygnalista wystąpi do przyjmującego zgłoszenie o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, które odbędzie się w terminie 14 dni od dnia takiego zgłoszenia,
2) poprzez złożenie papierowego zgłoszenia u przyjmującego zgłoszenie,
3) poprzez pocztę elektroniczną na adres a.wisniewska@pekom.com.pl.
Przedmiot zgłoszenia zewnętrznego
Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego jest informacja o naruszeniu prawa, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.
Naruszenie prawa należy rozumieć jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a. korupcji,
b. zamówień publicznych,
c. usług, produktów i rynków finansowych,
d. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
e. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
f. bezpieczeństwa transportu;
g. ochrony środowiska,
h. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
a. bezpieczeństwa żywności i pasz,
j. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
k. zdrowia publicznego,
l. ochrony konsumentów,
m. ochrony prywatności i danych osobowych,
n. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
o. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
p. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
q. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi wyżej.
Etapy procedowania zgłoszenia zewnętrznego.
1. Wpływ zgłoszenia zewnętrznego.
(UWAGA: wymagane jest podanie przez sygnalistę imienia i nazwiska, zgłoszeniom anonimowym nie nadaje się bowiem dalszego biegu i pozostawia się je bez rozpoznania)
2. Wstępna weryfikacja zgłoszenia.
3. Rejestracja zgłoszenia.
4. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
5. Podejmowanie działań następczych.
6. Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście (tj. informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w sytuacji, o której mowa w art. 41 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, w terminie 6 miesięcy od dnia jego przyjęcia) oraz informacji o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek jego zgłoszenia.
UWAGA: W toku procedowania zgłoszenia, możliwe jest również wystąpienie do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – o ile nie zagraża to ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Przesłanie żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji jest jednak dobrowolne, a sygnalista może się temu sprzeciwić.
Działania następcze
Przez działania następcze należy rozumieć działania podjęte przez Przedsiębiorstwo Komunalne „PEKOM” S.A. w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcia procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Ochrona Sygnalisty
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Wobec sygnalisty, osoby z nim powiązanej lub pomagającej w dokonaniu zgłoszenia nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Na żądanie osoby zgłaszającej naruszenie, wydawane będą zaświadczenia o objęciu ochroną na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów.
Zgłoszenia zewnętrzne można również dokonywać do Rzecznika Praw Obywatelskich:
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
tel. centrali: (22) 55 17 700
biurorzecznika@brpo.gov.pl
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest: Przedsiębiorstwo Komunalne „PEKOM” S.A.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, e-mail: iod@pekom.com.pl
Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z weryfikacją, rozpatrzeniem zgłaszanych przypadków naruszeń prawa oraz podjęciem stosownych działań, na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) – dalej RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych, art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty, na podstawie zgody art. 6 ust. 1 a) RODO o ile zostanie wyrażona, na podstawie art. 10 RODO jeśli dane tego rodzaju zostaną przekazane przez sygnalistę.
Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości.
Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Administrator przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych (z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych) oraz prawo ich sprostowania, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.
Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani na podstawie tych danych nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Pani/Pana dane są poufne i Pani/Pana tożsamość podlega ochronie i nie może zostać ujawniona osobom nieupoważnionym, chyba że wyrazi Pani/Pan zgodę na ujawnienie danych.